Microsoft Publisher ist aus Microsoft 365 verschwunden. Lassen sich Ihre eigenen Flyer noch öffnen?

Man schiebt dieses Thema leicht beiseite. Publisher wirkt wie ein altes Nebenprogramm, das eine Person im Marketing für Flyer genutzt hat, und man geht davon aus, dass Microsoft schon einen Weg lässt, die Dateien zu öffnen. Das tut Microsoft nicht. Die App ist aus Microsoft 365 verschwunden, und das .pub-Format ist proprietär, sodass kein anderes Programm der Office-Suite es öffnet.

Für Geschäftsführende lautet die Frage deshalb nicht "Was ist Publisher?", sondern "Welche unserer Dateien stecken darin fest, und wer muss sie im nächsten Quartal ändern?" Dieser Beitrag zeigt, was nicht mehr funktioniert, wie Sie die Dateien finden und welche Office-Anwendung welche Aufgabe übernimmt. Wenn Sie die Bestandsaufnahme lieber abgeben möchten: Unser Team für Microsoft 365 Support erledigt genau diese Aufräumarbeit.

Kurz beantwortet

Kann ich meine .pub-Dateien noch öffnen? Nicht in einem Microsoft-365-Abonnement. Eine separat installierte, einmalig gekaufte Version von Publisher 2021 oder älter öffnet sie weiterhin, bekommt aber keinen Support und keine Sicherheitsupdates mehr.

Läuft noch eine Frist? Die wichtigen Termine sind vorbei: der 1. Oktober für Abonnements und der 13. Oktober für die Einzelversionen von 2021. Offen ist noch die schrittweise Entfernung aus den App-Versionen in den kommenden Wochen.

In welches Format soll ich umwandeln? In PDF, wenn die Datei nur gelesen, gedruckt oder verschickt wird. In Word oder PowerPoint, wenn sie weiter bearbeitet werden muss.

Sieht das Ergebnis genauso aus? Oft nicht. Microsoft selbst weist darauf hin, dass sich das Layout verschieben kann, vor allem bei grafiklastigen Dateien. Prüfen Sie jede umgewandelte Datei gegen das Original.

Was funktioniert genau nicht mehr, und für wen?

Laut dem Supporthinweis von Microsoft (englisch) erreicht Publisher im Oktober 2026 das Lebensende und ist nicht mehr in Microsoft 365 enthalten. Welches Datum für Sie gilt, hängt davon ab, wie Sie Office erworben haben.

Eine Einzelheit aus der Message-Center-Meldung MC1469564 ist für gemischte Geräteflotten wichtig: Die App wird schrittweise entfernt, beginnend mit Microsoft 365 Apps Version 2611. Der Current Channel erhält diesen Build ab Mitte November 2026, der Monthly Enterprise Channel ab Anfang Dezember. Ein PC, auf dem Publisher heute noch startet, ist also nicht ausgenommen, sondern nur noch nicht an der Reihe.

Wie finden Sie alle vorhandenen .pub-Dateien?

Die meisten Firmen können nicht sagen, welche Dateien sie in diesem Format haben, denn Publisher-Dokumente werden einmal erstellt und dann jahrelang wiederverwendet: die Preisliste, der Veranstaltungsflyer, das Briefpapier, das Plakat fürs Schaufenster. Suchen Sie an drei Stellen.

Erstens auf dem Dateiserver oder Netzlaufwerk: Suchen Sie die gesamte Freigabe nach *.pub. Zweitens in OneDrive und SharePoint: Das Suchfeld jeder Bibliothek akzeptiert denselben Dateityp-Filter, und eine Administratorin oder ein Administrator kann eine Suche über den ganzen Tenant starten. Drittens auf einzelnen Laptops, denn viele Gestaltungsdateien liegen auf dem Desktop der Person, die sie erstellt hat.

Notieren Sie zu jeder Datei drei Dinge: wer sie verantwortet, ob sie noch im Einsatz ist und ob sie sich je wieder ändern muss. Nach unserer Erfahrung sortiert die letzte Frage den Stapel schnell. Ein Flyer von der Messe 2019 braucht eine Archivkopie. Eine Preisliste, die sich jeden Januar ändert, braucht einen echten Ersatz.

Was ist der sicherste Weg zur Umwandlung?

Microsoft empfiehlt, Dateien als PDF zu speichern, wenn sie nur angesehen, weitergegeben oder gedruckt werden (Datei, Speichern unter, PDF), und Dateien, die weiter bearbeitet werden müssen, nach Word oder PowerPoint zu übernehmen. Für die Bearbeitung ist der von Microsoft genannte Weg, erst ein PDF zu erzeugen und dieses dann in Word zu öffnen. Das funktioniert bei textlastigen Dokumenten gut und bei Layouts mit exakt platzierten Bildern weniger zuverlässig.

Für große Ordner stellt Microsoft ein Beispiel-PowerShell-Skript namens Convert-PubFileToPDF.ps1 für den PDF-Massenexport bereit. Es braucht eine lizenzierte Publisher-Installation auf dem Rechner, auf dem es läuft, und Microsoft rät, es vor dem Einsatz zu testen. Führen Sie den Massenexport durch, solange noch jemand eine funktionierende Installation hat.

Drei Regeln ersparen später Ärger. Behalten Sie die ursprüngliche .pub-Datei neben dem PDF und ersetzen Sie sie nie. Öffnen Sie jede umgewandelte Datei und vergleichen Sie sie am Bildschirm mit dem Original. Und benennen Sie das PDF so, dass niemand es für die bearbeitbare Vorlage hält.

Welche Office-Anwendung ersetzt welche Publisher-Aufgabe?

Die Migrationshinweise von Microsoft ordnen Dokumenttypen den Anwendungen zu. In der Praxis empfehlen wir, für jeden Dokumenttyp genau eine Anwendung festzulegen, damit die Belegschaft nicht jedes Mal neu entscheiden muss.

Wenn Ihre Druckerei mit den Dateien arbeitet, fragen Sie dort zuerst, welches Format sie annimmt, bevor Sie etwas neu aufbauen. Viele Druckereien bevorzugen ohnehin ein druckfertiges PDF. Dann ist der PDF-Export ein normaler Arbeitsschritt und keine Notlösung.

Was tun, wenn Sie die Frist verpasst haben und eine Datei sich nicht öffnen lässt?

Keine Panik, und installieren Sie nicht spontan alte Software. Gehen Sie die Möglichkeiten in dieser Reihenfolge durch.

Erstens: Suchen Sie nach einem PDF oder einem Druckabzug. Oft hat jemand die Datei für die Druckerei exportiert, und für Nachdrucke genügt ein PDF. Zweitens: Prüfen Sie, ob irgendwo noch ein PC mit einer älteren Einzelversion von Publisher steht, und nutzen Sie ihn nur für den Export der Datei, danach nehmen Sie ihn außer Betrieb. Drittens: Ein Konverter eines Drittanbieters oder ein anderes Layoutprogramm kann das Format womöglich lesen. Microsoft unterstützt das nicht, die Qualität schwankt, und Kundenmaterial gehört nie in einen kostenlosen Online-Konverter, ohne dass Sie wissen, wer ihn betreibt.

Der alte PC ist die riskante Option. Ein Rechner mit nicht mehr unterstütztem Office bekommt keine Sicherheitsupdates mehr, wie wir in unserem Beitrag zum Support-Ende von Office 2021 beschrieben haben. Halten Sie so einen Rechner aus dem Hauptnetz heraus, nutzen Sie ihn nur für den Export und löschen oder ersetzen Sie ihn danach.

Ist das ein Einzelfall oder ein Muster, auf das Sie sich einstellen sollten?

Publisher ist die dritte Microsoft-Abschaltung in diesem Herbst, über die wir schreiben, nach Office 2021 und der Einstellung Targeted Release. Keine davon ist für sich dramatisch. Zusammen zeigen sie, dass Microsoft kleine Funktionen nach Kalender abschaltet, im Message Center ankündigt und erwartet, dass jemand in Ihrer Firma das liest.

Der günstige Schutz ist eine feste Gewohnheit: Einmal im Monat liest jemand das Message Center und notiert alles, was ein Dateiformat, eine Anmeldemethode oder eine Einstellung betrifft, auf die sich Ihre Leute verlassen. Das ist eine Routineaufgabe im Rahmen von IT-Governance und Compliance und viel billiger, als in der Woche vor der Messe ein totes Dateiformat zu entdecken.

Es gibt auch einen Sicherheitsaspekt. Unverwaltete Altlasten wie alte Installationen, freigegebene Postfächer und verwaiste Dateien zeigen sich in einer Microsoft-365-Sicherheitsanalyse, und ein Überblick darüber, worauf sich Ihre Leute noch verlassen, hilft bei der Entscheidung, was Sie abschalten.

Was kostet es, wenn Sie nichts tun?

Am Stichtag passiert nichts, und genau deshalb wird das Thema vertagt. Die Kosten kommen später und in kleinen Stücken. Eine Preisliste muss vor einem Kundenbesuch korrigiert werden, und niemand kann die Vorlage öffnen. Eine neue Mitarbeiterin fragt, wo die Broschürenvorlage liegt, und die Antwort lautet: auf einem Laptop, der inzwischen neu aufgesetzt wurde. Die Druckerei verlangt die Quelldatei, und Sie können nur einen Screenshot anbieten.

Jeder dieser Fälle bedeutet einige Stunden Nacharbeit unter Zeitdruck, meist erledigt von der teuersten verfügbaren Person. Dagegen ist eine Stunde PDF-Export jetzt und ein geplanter Neuaufbau der drei Dokumente, die sich wirklich ändern, günstig. Dieselbe Logik gilt für jedes Dateiformat, das still seine Anwendung verliert, und sie lässt sich auf die nächste Abschaltung übertragen.

Ein Plan auf einer Seite für Ihre Büroleitung

Das dauert bei einer Firma mit wenigen Publisher-Nutzern einige konzentrierte Stunden, bei auf Laptops verstreuten Dateien länger.

• Durchsuchen Sie Dateifreigaben, OneDrive, SharePoint und die Laptops bekannter Gestaltungsnutzer nach *.pub.
• Sortieren Sie jede Datei in eine von drei Gruppen: nur Archiv, wird wiederverwendet, wird bearbeitet.
• Exportieren Sie alle als PDF, solange noch eine funktionierende Publisher-Installation existiert. Behalten Sie die Originale.
• Bauen Sie die Gruppe "wird bearbeitet" in Word oder PowerPoint neu auf und speichern Sie sie dort, wo das Team sie findet.
• Sagen Sie dem Team in einer kurzen Nachricht, wo die neuen Vorlagen liegen und dass Publisher weg ist.
• Führen Sie eine monatliche Message-Center-Prüfung ein, damit die nächste Abschaltung keine Überraschung wird.

Prüfen Sie die Termine vor dem Handeln in Ihrem eigenen Tenant. Laut Microsoft behalten manche Nutzer kurzzeitig Zugriff, bis ihr Update-Kanal nachzieht, ausdrücklich ist das aber keine Verlängerung.