Microsoft 365 Migration

Microsoft 365 Migration für kleine und mittelständische Unternehmen

Migration zu Microsoft 365 ohne Ausfallzeit, von Exchange, Google Workspace oder Alt-Hosting. Fester Umfang, fester Termin, kein Datenverlust.

Was unsere Microsoft 365 Migration umfasst

IDE Solutions migriert kleine und mittelständische Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz nach Microsoft 365, ausgehend von lokalen Exchange-Servern, Google Workspace, einem anderen Microsoft 365 Tenant oder klassischem IMAP- und POP-Hosting. E-Mails, Kalender, Kontakte, Dateien und Berechtigungen wechseln zu festem Umfang und festem Termin, und die Postfächer bleiben während der Umstellung erreichbar: Es geht keine Nachricht verloren, und niemand verliert einen Arbeitstag. Jede Migration wird als Projekt mit festem Enddatum kalkuliert, nicht nach Aufwand abgerechnet.

Diese Migrationswege übernehmen wir

Lokaler Exchange-Server nach Microsoft 365

Ab Exchange 2013 richten wir eine Hybrid-Migration ein: Der lokale Server und Exchange Online laufen parallel, während die Postfächer in Gruppen umziehen. Der Mailverkehr zwischen bereits migrierten und noch nicht migrierten Anwendern funktioniert durchgehend. Ältere Versionen migrieren wir gestaffelt oder in einem Zug, abhängig von der Postfachzahl. Postfächer, Ordnerstrukturen, Kalender samt Serienterminen und Raumbuchungen, Kontakte, freigegebene Postfächer mit ihren Senden-als-Rechten und Verteilerlisten wechseln vollständig mit, ebenso die Mailflussregeln und Anwendungskonnektoren, die sonst erst auffallen, wenn sie nicht mehr funktionieren.

Google Workspace nach Microsoft 365

Gmail, Google Kalender und Google Kontakte wandern mit vollständiger Historie nach Exchange Online, Google Drive samt geteilten Ablagen nach OneDrive und SharePoint, mit erhaltener Ordnerstruktur und unveränderten Zeitstempeln. Freigabeberechtigungen werden auf ihre Microsoft 365 Entsprechungen abgebildet und nicht eingeebnet: Wer eine Datei am Freitag öffnen konnte, kann das am Montag ebenfalls. Während der Umstellung laufen beide Plattformen parallel, und die Mailzustellung wird erst umgestellt, wenn die Pilotgruppe grünes Licht gibt. Wenn Sie sich zwischen beiden Plattformen noch nicht entschieden haben, vergleicht unser Gegenüberstellung von Microsoft 365 und Google Workspace die Abwägungen, bevor die Migrationsfrage überhaupt aufkommt.

Tenant-zu-Tenant-Migration

Fusionen, Übernahmen, Umbenennungen und Lizenzkonsolidierungen enden alle mit zwei Tenants, aus denen einer werden soll. Wir klären zuerst das Identitätsmodell, denn doppelte Konten und kollidierende UPNs sind der Grund, warum aus solchen Projekten monatelange Aufräumarbeiten werden. Danach ziehen Postfächer, OneDrive, SharePoint-Sites und Teams gemeinsam um, damit zusammengehörende Inhalte nicht auf zwei Tenants verteilt ankommen. Domänen werden in einem geplanten Zeitfenster freigegeben und neu verifiziert, und der alte Tenant bleibt lesbar, bis der neue bestätigt vollständig ist.

Alt-Hosting, IMAP und POP nach Microsoft 365

Postfächer in einem Hosting-Paket, auf einem lokalen Mailserver oder in einem POP-Konto, das nur auf einem einzigen Notebook existiert, sind der häufigste Ausgangspunkt für den ersten Wechsel zu Microsoft 365 und zugleich der empfindlichste. Wir sammeln die Nachrichten aus jeder Quelle ein, einschließlich PST-Archiven und lokal zwischengespeicherter Post, die den Server nie erreicht hat, und laden sie mit erhaltener Ordnerstruktur und Datierung nach Exchange Online. DNS, SPF, DKIM und DMARC werden im selben Zug sauber aufgesetzt, meist zum ersten Mal überhaupt, sodass die Domäne endlich gegen Spoofing geschützt ist.

So läuft die Migration ab

Vier Phasen in rund vier Wochen für ein typisches Unternehmen mit 10 bis 60 Anwendern. Größere Umgebungen bekommen mehr Gruppen, nicht mehr Phasen.

  1. Analyse (Woche 1). Wir erfassen jedes Postfach, jedes freigegebene Postfach, jede Verteilerliste, jede Dateifreigabe und jede angebundene Anwendung, messen die Datenmengen und prüfen, was Ihr DNS tatsächlich enthält. Sie erhalten einen schriftlichen Migrationsplan mit Gruppeneinteilung, Umstellungstermin und Rückfallposition, bevor sich etwas bewegt.
  2. Pilotgruppe (Woche 2). Eine kleine Gruppe von fünf bis zehn Anwendern, ausgewählt so, dass alle Rollen im Unternehmen abgedeckt sind, migriert zuerst. Sie arbeitet eine volle Woche in der neuen Umgebung, damit Unerwartetes wie eine Branchenanwendung oder eine ungewöhnliche Postfachberechtigung auffällt, solange es zehn Personen betrifft und nicht alle.
  3. Gestaffelte Umstellung (Wochenende 3). Die restlichen Postfächer ziehen von Freitagabend bis Sonntag um. Die MX-Einträge werden erst umgestellt, wenn die Zustellung an Exchange Online geprüft ist. Während der Umstellung eingehende Nachrichten werden zwischengespeichert und zugestellt, nicht abgewiesen. Montagfrüh öffnen die Anwender Outlook, und die Post ist da.
  4. Hypercare (Woche 4). Eine dedizierte Betreuungswoche nach dem Go-live: bevorzugte Reaktion auf alles, was mit der Migration zu tun hat, Delta-Abgleiche für Nachrichten, die verspätet im alten System eingegangen sind, und persönliche Hilfe für die wenigen Anwender, die immer ein Gerät haben, von dem niemand wusste. Zum Abschluss erhalten Sie eine Dokumentation der neuen Umgebung.

Was enthalten ist

Alles Folgende steckt im Festpreis. Fehlt einer dieser Punkte in einem Vergleichsangebot, fragen Sie nach, wer ihn übernimmt und was er kostet.

Was übernommen wird

Eine Migration wird daran gemessen, was auf der anderen Seite ankommt. Das ist die vollständige Liste, die wir berücksichtigen.

Diese Migrationsszenarien sehen wir am häufigsten

Wo diese Projekte üblicherweise beginnen und wie der Endzustand aussieht. Unser ausführlicher Beitrag dazu, was eine Microsoft 365 Migration gelingen lässt, geht die Planungsfehler durch, die hinter den meisten davon stecken.

Exchange-Server ohne Support

Ein Ingenieurbüro mit 40 Personen betrieb Exchange 2016 auf Hardware in einem Abstellraum, ohne Herstellersupport und ohne je getestete Wiederherstellung. Wir richteten eine Hybrid-Konfiguration ein, migrierten die Postfächer in vier Gruppen über drei Wochen, überführten den Dateiserver mit abgebildeten Berechtigungen nach SharePoint und nahmen den lokalen Server außer Betrieb, nachdem ein voller Monat ohne Rückfallgrund vergangen war.

Ergebnis: 40 Postfächer und 1,2 TB Dateien umgezogen, keine Ausfallzeit während der Geschäftszeiten

Google Workspace nach Microsoft 365

Eine Marketingagentur mit 25 Personen setzte auf Google Workspace, kaufte aber zusätzlich Office-Lizenzen, weil Kunden Word- und Excel-Dateien schickten, die den Umweg über Google nicht unbeschadet überstanden. Wir migrierten Gmail, Kalender und Drive samt geteilten Ablagen, bildeten die Freigaben in SharePoint ab und konsolidierten auf Business Premium.

Ergebnis: Eine Plattform statt zwei, 22 % geringere Lizenzkosten

Tenant-Zusammenführung nach Übernahme

Zwei Unternehmen unter einem Eigentümer betrieben getrennte Microsoft 365 Tenants mit überlappenden Domänen und doppelten Konten für die sechs Personen, die in beiden arbeiteten. Wir führten sie in einem Tenant zusammen: Identitäten bereinigt, Postfächer und OneDrive umgezogen, SharePoint-Sites und Teams gemeinsam migriert, die zweite Domäne in einem geplanten Fenster freigegeben und neu verifiziert.

Ergebnis: Zwei Tenants zu einem zusammengeführt, einheitliche Anmeldung für alle

IMAP-Hosting nach Exchange Online

Eine Praxis mit 12 Personen hatte ihre Postfächer bei einem Webhoster, keine gemeinsamen Kalender und jahrelange Korrespondenz in lokalen PST-Dateien, weil das Serverkontingent bei 2 GB lag. Wir sammelten die Nachrichten vom Server und von jedem Arbeitsplatz ein, luden sie mit erhaltener Ordnerstruktur nach Exchange Online und richteten erstmals freigegebene Postfächer und Kalender ein.

Ergebnis: Acht Jahre archivierte Korrespondenz wiederhergestellt und durchsuchbar

Dateiserver nach SharePoint

Ein Logistikunternehmen wollte seine Mitarbeitenden vom VPN lösen, doch die Berechtigungsstruktur des Dateiservers war über ein Jahrzehnt aus Einzelentscheidungen gewachsen. Wir erfassten die bestehenden Zugriffe, bereinigten die vererbten Berechtigungen vor statt nach dem Umzug und migrierten mit der korrigierten Struktur nach SharePoint und OneDrive.

Ergebnis: VPN abgeschaltet, Fernzugriff ohne Tunnel

Umfirmierung und Domänenwechsel

Eine Beratung mit neuem Namen brauchte für jedes Postfach einen Versand über die neue Domäne, ohne Post an die alte zu verlieren. Wir fügten die neue Domäne hinzu und verifizierten sie, stellten die primären Adressen aller Konten um, behielten die bisherige Domäne als akzeptierten Alias und aktualisierten SPF, DKIM und DMARC für beide, damit keine davon als gefälscht eingestuft wird.

Ergebnis: Neue Domäne aktiv, keine Rückläufer auf der alten

Vertrauen wachsender Unternehmen

Typische Migrationsergebnisse

Illustrative Szenarien auf Basis typischer Projekte, keine Zitate namentlich genannter Kunden.

Unser Exchange-Server war seit zwei Jahren ohne Support, und jedes Angebot bestand aus offenen Beratungstagen. IDE Solutions nannte uns Festpreis, Gruppeneinteilung und Umstellungswochenende, bevor wir irgendetwas unterschrieben hatten. Die Pilotgruppe deckte eine Anbindung an unser Auftragssystem auf, die nirgends dokumentiert war. Am Montag nach der Umstellung hatten wir zwei Supportanrufe, beide zur Einrichtung von Telefonen.

Geschäftsführer, Ingenieurbüro (40 Nutzer)

Wir zahlten jahrelang für Google Workspace und zusätzlich für Office-Lizenzen, weil unsere Kunden in Word und Excel arbeiten. Die Migration brachte Gmail und Drive an einem Wochenende herüber, und der Punkt, der uns am wichtigsten war, die Berechtigungen der geteilten Ablagen, kam tatsächlich korrekt an, statt dass alles nur noch lesbar war.

Leiterin Operations, Marketingagentur (25 Nutzer)

Nach der Übernahme hatten wir zwei Tenants, zwei Domänen und sechs Personen mit je zwei Konten. IDE Solutions hat die Identitäten geklärt, bevor überhaupt Daten angefasst wurden, und rückblickend ist genau das der Grund, warum es funktioniert hat. Postfächer, Dateien und Teams kamen gemeinsam an, nicht in Teilen, die wir wieder zusammensetzen mussten.

IT-Leiter, Logistikunternehmen (85 Nutzer)

Unsere Post lag bei einem Hoster mit 2 GB Kontingent, also hielt jeder jahrelange Korrespondenz in PST-Dateien auf dem eigenen Notebook. Sie haben sie von jedem Rechner eingesammelt, nicht nur vom Server, und nach Exchange Online geladen. Die Mitarbeitenden durchsuchen jetzt acht Jahre Korrespondenz vom Telefon aus, womit vorher niemand gerechnet hatte.

Praxismanagerin, Dienstleistungsunternehmen (12 Nutzer)

Warum Unternehmen uns für die Migration holen

Die meisten Microsoft 365 Migrationen scheitern nicht am Verschieben der Daten. Sie scheitern, weil ein freigegebenes Postfach falsch zugeordnet wurde, SharePoint-Berechtigungen eingeebnet wurden oder niemand wusste, dass der Scanner im Lager seine PDFs über den alten Mailserver verschickt. Die technische Arbeit ist gut verstanden. Ob eine Migration unbemerkt bleibt oder in Erinnerung, entscheidet sich in der Vorbereitung davor und in der Woche danach, und genau dafür gibt es den festen Umfang und die Hypercare-Phase.

Microsoft 365 Migration: Häufige Fragen

Die Fragen, die Unternehmen stellen, bevor sie sich auf einen Migrationstermin festlegen.

Wie lange dauert eine Migration zu Microsoft 365?

Für ein typisches Unternehmen mit 10 bis 60 Anwendern vier Wochen, von der Analyse bis zum Ende der Hypercare-Phase: eine Woche Analyse und Planung, eine Woche Pilotbetrieb, ein Umstellungswochenende und eine Betreuungswoche nach dem Go-live. Die entscheidende Größe ist die Datenmenge und die Zahl der angebundenen Anwendungen, nicht die Mitarbeiterzahl. Eine Migration mit 200 Anwendern bekommt mehr Gruppen, nicht mehr Phasen.

Funktioniert die E-Mail während der Migration?

Ja. Bei einer Hybrid- oder gestaffelten Migration schreiben sich bereits migrierte und noch nicht migrierte Anwender durchgehend gegenseitig, weil beide Systeme gleichzeitig aktiv sind. Während des Umstellungsfensters selbst wird eingehende Post beim sendenden Server zwischengespeichert und zugestellt, sobald die neuen Einträge verteilt sind. Im schlechtesten Fall verzögert sich eine Nachricht um Minuten, verloren geht keine.

Gehen bei der Migration Daten verloren?

Nein. E-Mails, Ordnerstruktur, Kalender samt Serienterminen, Kontakte, freigegebene Postfächer und Dateien wechseln mit ihrer vollständigen Historie. Ein Delta-Abgleich unmittelbar vor der Umstellung erfasst alles, was währenddessen eingegangen ist. Das Quellsystem bleibt unangetastet und lesbar, bis Sie die neue Umgebung als vollständig bestätigen, es gibt also jederzeit eine Rückfallposition. Nach dem Go-live schützt ein unabhängiges Microsoft 365 Backup die Daten dauerhaft, denn Aufbewahrung im Tenant ist kein Backup.

Können Sie uns von Google Workspace migrieren?

Ja, das ist eines der häufigsten Projekte, die wir durchführen. Gmail, Google Kalender und Kontakte wandern nach Exchange Online, Google Drive samt geteilten Ablagen nach OneDrive und SharePoint. Freigabeberechtigungen werden auf ihre Microsoft 365 Entsprechungen abgebildet statt zurückgesetzt, und genau dieser Teil geht am häufigsten schief, wenn eine Migration mit einem Werkzeug und ohne Planung gefahren wird.

Was kostet eine Microsoft 365 Migration?

Sie wird nach der Analyse als Festpreisprojekt kalkuliert, auf Basis von Anwenderzahl, Datenmenge und Zahl der angebundenen Systeme, nicht nach Aufwand abgerechnet. Microsoft-Lizenzen kommen getrennt hinzu und werden über unsere Cloud-Solution-Provider-Autorisierung zum Einkaufspreis weitergegeben. Sie erhalten die vollständige Summe schriftlich vor Projektbeginn, und die 30 Tage Support nach der Migration sind darin enthalten.

Übernehmen Sie DNS und Domänen?

Ja. Die Domäneneinträge gehören zum Projekt: MX, Autodiscover, SPF, DKIM und DMARC werden vor der Umstellung eingerichtet und geprüft, und die MX-Umstellung selbst erfolgt erst, wenn die Zustellung an Exchange Online getestet ist. Für die meisten Unternehmen ist das der erste Zeitpunkt, zu dem ihre Domäne sauber gegen Spoofing geschützt ist.

Was passiert nach dem Go-live?

30 Tage bevorzugter Support für alles, was mit der Migration zu tun hat, im Projektpreis enthalten. Das umfasst Delta-Abgleiche für verspätet im alten System eingegangene Post, Geräte- und Clientthemen sowie die Fragen, die erst auftauchen, wenn alle im neuen System arbeiten. Danach können Sie einen laufenden Managed Service beauftragen oder mit der Übergabedokumentation selbst weiterarbeiten.

Kostenlose Migrationsanalyse

Sagen Sie uns, wovon Sie migrieren und wie viele Postfächer betroffen sind. Sie erhalten einen schriftlichen Plan, eine Gruppeneinteilung und einen Festpreis, bevor sich etwas bewegt. Kostenlose Migrationsanalyse anfordern, oder lesen Sie, wie wir Azure-Infrastruktur für die Workloads betreiben, die nicht in Microsoft 365 gehören.