Microsoft verdoppelt den E-Mail-Speicher Ihres Teams, das ist der Haken

Fünfzig Gigabyte. Microsoft legte diese Grenze im August 2013 fest, und dreizehn Jahre lang war sie die Obergrenze für ein Microsoft-365-Business-Postfach, der Punkt, an dem eine Mitarbeiterin Fehlermeldungen bekam und jemand entscheiden musste, was archiviert oder gelöscht wird. Seit diesem Jahr ist diese Grenze Geschichte.

Microsoft hat sie still und leise auf 100 GB verdoppelt, bei Business Basic, Business Standard und Business Premium gleichermaßen, und die meisten Administratoren haben es erst bemerkt, weil die Speicheranzeige in Outlook plötzlich anders aussah als gewohnt. Das ist eine wirklich nützliche Änderung, kein Marketing-Trick. Aber die Art, wie Microsoft sie ausrollt, hat ein paar Details, die für ein kleines Unternehmen wichtig sind, das Microsoft 365 ohne eigene IT-Abteilung betreibt, die jedes Service-Update im Blick behält. Es lohnt sich zu verstehen, was tatsächlich gewachsen ist, was nicht, und was ein größeres Postfach für das Backup bedeutet, das Sie ohnehin schon bezahlen.

Kurz beantwortet

Welche Microsoft-365-Pläne bekommen 100 GB Postfach? Business Basic, Business Standard und Business Premium. Das eigenständige Exchange Online Plan 1 bleibt bei 50 GB, und Enterprise-Tarife lagen schon vorher bei 100 GB oder mehr.

Muss ich etwas tun, um den zusätzlichen Speicher zu bekommen? Nein, es ist keine Aktion nötig, aber die Einführung läuft schrittweise und lizenzbasiert, deshalb kann es sein, dass manche Nutzer in Ihrem Tenant schon bei 100 GB sind und andere noch bei 50 GB.

Wird mein Outlook-Archiv auch größer? Nein. Automatisch erweiterbare Archivpostfächer sind eine separate Berechtigung und wurden durch dieses Update nicht verändert, sie skalieren bereits vorher eigenständig bis auf 1,5 TB.

Bedeutet mehr Postfachspeicher, dass ich mir um Backup keine Sorgen mehr machen muss? Nein, im Gegenteil. Mehr aufbewahrte E-Mails sind mehr Daten, die durch Löschung, Ransomware oder ein kompromittiertes Konto verloren gehen können, und Microsofts eigene Nutzungsbedingungen legen die Wiederherstellung dieser Daten weiterhin bei Ihnen fest, nicht bei Microsoft.

Was sich tatsächlich geändert hat, und warum es nicht sofort greift

Die Erhöhung um 50 GB ist keine einfache Zahlenänderung im Hintergrund. Microsoft hat eine zweite Servicekomponente namens EXCHANGE_STORAGE_50GB eingeführt, die zusätzlich zur bestehenden Postfachberechtigung in der Lizenz eines Nutzers vorhanden sein muss, bevor Exchange Online das höhere Limit anwendet. Laut Office 365 for IT Pros prüft Exchange Online diese zweite Komponente für jedes Postfach einzeln, deshalb erreicht die im August 2026 gestartete Einführung verschiedene Nutzer zu verschiedenen Zeitpunkten, sogar innerhalb desselben Unternehmens.

Neue Postfächer, die nach Erreichen des Tenants angelegt werden, erhalten sofort 100 GB. Bestehende Postfächer warten auf den Hintergrundprozess, der die zweite Komponente hinzufügt, was je nach Region und Lizenzmix Tage bis Wochen dauern kann.

Der Haken: Auch das Stapeln von Lizenzen hat eine Grenze

Die naheliegende Frage ist, ob zwei Exchange-fähige Lizenzen pro Nutzer das Postfach erneut verdoppeln, auf 150 GB oder 200 GB. Das tun sie nicht. Microsofts eigene Dokumentation ist eindeutig: Konten mit mehreren Lizenzen, die eine Exchange-Servicekomponente enthalten, bleiben trotzdem auf ein einziges 100-GB-Postfachlimit begrenzt, das System zieht die höchste zutreffende Berechtigung heran, nicht die Summe aller zugewiesenen Lizenzen. Falls Ihr Unternehmen früher eine zweite Lizenz nur gekauft hat, um das Postfach einer wichtigen Person über die alte 50-GB-Grenze zu heben, bringt dieser Umweg jetzt nichts mehr, und es lohnt sich zu prüfen, ob diese Lizenz überhaupt noch gebraucht wird.

Postfächer, die vor dieser Einführung manuell über 50 GB hinaus vergrößert wurden, behalten ihr individuelles Limit, Microsoft überschreibt keine Einstellung, die ein Administrator bewusst geändert hat.

Wie prüfen Sie, was Ihr eigener Tenant gerade tatsächlich hat?

Das Microsoft-365-Admin-Center ist hier nicht immer verlässlich. Mehrere Administratoren berichteten, dass die Oberfläche unter "Senden verbieten" noch die alte 50-GB-Zahl anzeigte, obwohl ein Postfach intern bereits auf das neue Limit umgestellt war, weil das Panel eine andere Eigenschaft ausliest als die, die Exchange Online tatsächlich durchsetzt. Der verlässliche Wert ist ProhibitSendReceiveQuota, den Sie mit einem kurzen PowerShell-Befehl gegen Exchange Online abfragen können, statt der grafischen Ansicht zu vertrauen.

Wenn sich Ihr Unternehmen bei solchen Lizenzdetails auf externe Unterstützung verlässt, ist eine regelmäßige Microsoft-365-Bewertung der praktische Weg, eine solche Abweichung zu erkennen, bevor sie zu einem Support-Ticket führt, statt erst danach, wenn das Postfach einer Mitarbeiterin mitten im Quartal unerwartet voll läuft.

Sollten Sie jetzt Ihren Umgang mit E-Mail-Aufbewahrung ändern?

Wahrscheinlich schon, aber nicht in die Richtung, die die meisten annehmen. Ein größeres Limit nimmt den alten Anreiz, überhaupt etwas zu löschen, was zunächst nach einem Gewinn klingt, bis man bedenkt, dass jede E-Mail, die Ihr Team jetzt behält statt zu löschen, eine E-Mail ist, die gesichert, in einem Rechtsstreit durchsucht und vor einem kompromittierten Konto geschützt werden muss. Fünfzig zusätzliche Gigabyte pro Nutzer, multipliziert über ein zwanzigköpfiges Unternehmen, sind bis zu ein Terabyte zusätzliche E-Mails, die in Microsoft 365 liegen, ohne zusätzlichen Schutz, solange niemand ihn einrichtet.

Microsofts eigene Nutzungsbedingungen und das Modell der geteilten Verantwortung machen Microsoft für die Verfügbarkeit verantwortlich, nicht für ein durch Ransomware, eine verärgerte Mitarbeiterin oder eine falsch eingestellte Aufbewahrungsrichtlinie geleertes Postfach. E-Mails, die früher durch das 50-GB-Limit zwangsweise gelöscht wurden, bleiben jetzt lange genug liegen, um in einem Streitfall oder einer Prüfung relevant zu werden, was den Fall für echtes Backup und Recovery für Microsoft 365, unabhängig vom Postfach selbst, eher stärkt als schwächt.

Warum macht Microsoft das jetzt, nach dreizehn Jahren bei 50 GB?

Microsoft hat keinen einzelnen offiziellen Grund genannt, aber der Zeitpunkt passt zu zwei Entwicklungen. Die Speicherkosten in Microsofts eigenen Rechenzentren sinken Jahr für Jahr, während ein 50-GB-Limit sichtbar ein Support-Ticket und eine verärgerte Mitarbeiterin kostet, der Tausch wurde also einfacher. Die Änderung kam außerdem im selben Paket wie die 2026er-Preiserhöhung für Business Basic und Business Standard, zusammen mit URL-Schutz beim Klickzeitpunkt und Copilot Chat, ein Teil der Antwort ist also schlicht, dass ein größeres Postfach sich leicht als neuer Gegenwert für den höheren Preis zeigen lässt.

Auch der Wettbewerbsdruck spielt vermutlich eine Rolle. Google Workspace Business Standard liefert 2 TB gepoolten Speicher pro Nutzer über Gmail, Drive und Fotos zusammen, und ein starres 50-GB-Postfach begann daneben mager auszusehen, auch wenn die beiden Produkte technisch anders aufgebaut sind und sich nicht eins zu eins vergleichen lassen.

Ändert sich etwas, wenn Sie zwischen Basic, Standard und Premium entscheiden?

Nicht viel. Alle drei Business-Pläne erhalten dasselbe 100-GB-Postfach, sobald die Einführung sie erreicht, Postfachgröße ist also kein Grund mehr, Standard oder Premium statt Basic zu wählen, wie es früher der Fall gewesen sein könnte. Der Abstand zwischen den Plänen liegt weiterhin dort, wo er immer lag: Desktop-Office-Apps, Teams-Funktionen und, bei Premium, Defender for Office 365 sowie Intune-Geräteverwaltung. Wenn eine Entscheiderin ein Microsoft-365-Upgrade speziell wegen des Speicherplatzes zurückgestellt hat, entfällt dieser Grund jetzt, das Argument für Premium liegt bei Sicherheit und Geräteverwaltung, nicht bei Postfach-Spielraum.

Altes Limit gegen neues Limit im Überblick

Was Sie diesen Monat konkret tun sollten

Behandeln Sie das nicht als Update, das man einmal zur Kenntnis nimmt und vergisst. Drei Dinge sind jeweils zehn Minuten wert: prüfen, welche Ihrer Nutzer das neue Limit tatsächlich schon haben, statt anzunehmen, der ganze Tenant sei auf einmal umgestellt worden, kontrollieren, ob jemand eine zweite Exchange-fähige Lizenz nur bekommen hat, um die alte 50-GB-Grenze zu umgehen, und diese jetzt wieder auf eine reduzieren kann, und Aufbewahrungs- und Litigation-Hold-Richtlinien mit der Annahme durchgehen, dass Mitarbeitende künftig standardmäßig mehr E-Mails länger behalten.

Nichts davon braucht ein eigenes Projekt. Es ist eine Lizenzprüfung, die für ein Unternehmen dieser Größe einen Nachmittag dauert, und genau die Art von Aufräumarbeit, die übersprungen wird, weil "mehr Speicher" nach guter Nachricht klingt, bei der es scheinbar nichts zu prüfen gibt.

Ein weiterer Punkt für die Liste: Wenn Ihr Unternehmen Postfächer über eine automatische Bereitstellung anlegt, etwa beim Onboarding neuer Mitarbeitender, lohnt es sich zu prüfen, ob das Skript oder Tool dahinter noch von einem festen 50-GB-Wert ausgeht. Ältere Automatisierungen, die eine Warnung bei achtzig Prozent Auslastung eines 50-GB-Postfachs auslösen, feuern jetzt bei einem Wert, der nur noch die Hälfte des tatsächlichen Limits abbildet, was entweder zu unnötigen Warnungen führt oder, schlimmer, zu keiner Warnung mehr, wenn die Schwellenwerte falsch umgerechnet wurden.