Ihre Microsoft-365-Daten können jetzt die EU verlassen, ohne dass jemand gefragt hat

Irgendwo in Ihrem Microsoft-365-Admin-Center gibt es eine Einstellung, die sich am 24. Juli 2026 von selbst verändert hat. Niemand hat sie angeklickt. Wenn Sie oder Ihr IT-Dienstleister sie nicht vorher aktiv deaktiviert haben, wurde sie standardmäßig eingeschaltet, und sie verändert, wo ein Teil der Texte, die Ihre Mitarbeiter in Copilot eingeben, tatsächlich verarbeitet wird. Das ist keine hypothetische Risikogeschichte, sondern eine faktische Änderung an einem System, das die meisten kleinen und mittleren Unternehmen in Deutschland und der EU bereits täglich nutzen.

Die Einstellung heißt "KI-Anbieter, die als Microsoft-Subprozessoren fungieren", und seit diesem Datum erlaubt sie OpenAI selbst, nicht nur die Azure-OpenAI-Umgebung von Microsoft, einen Teil der Anfragen zu verarbeiten, die Ihr Team über Microsoft 365 Copilot stellt. Das klingt technisch. Für ein Unternehmen, das der DSGVO unterliegt, ist es das nicht. Es entscheidet, welches Unternehmen die Infrastruktur betreibt, mit der Ihre Prompts und die Unternehmensdaten, die Copilot zur Beantwortung heranzieht, tatsächlich in Berührung kommen.

Was am 24. Juli tatsächlich passiert ist

Bis dieses Jahr lief Copilot in Microsoft 365 auf OpenAI-Modellen, die vollständig innerhalb des Azure-OpenAI-Dienstes von Microsoft gehostet wurden. Microsoft kontrollierte die Infrastruktur durchgehend, und darauf basierten die meisten DSGVO-Bewertungen und Auftragsverarbeitungsverträge, die für Copilot erstellt wurden. Im Juni 2026 hat Microsoft OpenAI zur eigenen Subprozessoren-Liste hinzugefügt, und am 9. Juli wurde ein neuer Admin-Schalter eingeführt, mit dem OpenAIs eigene Infrastruktur, außerhalb von Azure, Copilot-Anfragen direkt verarbeiten kann. Zwei Wochen später, am 24. Juli, wurde dieser Schalter für berechtigte Geschäftskunden-Tenants aktiviert, sofern niemand ihn zuvor explizit auf "Keine Benutzer" gesetzt hatte.

Microsofts eigene Dokumentation ist hier konkret: OpenAI-betriebene Modelle sind von der EU-Datengrenze erfasst, "sofern nicht anders angegeben", und diese Ausnahme ist der entscheidende Punkt. Copilot-Prompts, Antworten und die Kontextdaten, die Copilot aus Ihren Dateien zieht, können für die KI-Inferenz außerhalb der EU verarbeitet werden, einschließlich in den USA, Kanada und Australien. Zusätzlich wird eine pseudonymisierte Nutzerkennung in den USA gespeichert, zu Zwecken der Fehlersuche und Sicherheit, unabhängig davon, wo Ihr Tenant eingerichtet ist. Dafür braucht es keinen Vorfall und keinen Datenschutzverstoß. So funktioniert die Funktion inzwischen standardmäßig.

Warum das mehr Gewicht hat, als es zunächst klingt

Viele kleine Unternehmen beenden ihre Risikoprüfung bei dem Gedanken "es ist ja trotzdem Microsoft". Das ergab Sinn, solange Copilot ausschließlich innerhalb von Azure lief, einem System, dem die meisten Unternehmen bereits vertrauen und für das meist schon ein Auftragsverarbeitungsvertrag existiert. Es ergibt weniger Sinn, sobald standardmäßig ein zweites Unternehmen mit eigener Infrastruktur, eigener Vorfallshistorie und eigenen Vertragsbedingungen in der Kette steht. Microsofts vertragliche Position ist, dass OpenAI denselben Microsoft-Produktbedingungen und dem Data Protection Addendum unterliegt wie jeder andere Subprozessor. Das ist eine echte vertragliche Zusage, keine Marketingfloskel, aber sie fügt trotzdem eine zweite Partei in eine Kette ein, die Ihre eigene DSGVO-Dokumentation, sofern vorhanden, mit hoher Wahrscheinlichkeit noch als bei Microsoft endend beschreibt.

Für ein Unternehmen, das Kundenverträge, Gesundheitsdaten, Finanzunterlagen oder überhaupt Daten verarbeitet, bei denen "wohin geht das genau" eine berechtigte Frage der eigenen Kunden sein könnte, ist genau diese Lücke das eigentliche Problem. Nicht, dass OpenAI unsicher wäre. Sondern dass eine Entscheidung mit echten DSGVO-Folgen stillschweigend für Sie getroffen wurde, es sei denn, jemand in Ihrer Organisation hat zufällig im Juli einen Beitrag im Microsoft-Nachrichtencenter gelesen. Die meisten Zehn-Personen-Unternehmen haben niemanden, dessen Aufgabe es ist, Microsoft-Nachrichtencenter-Beiträge zu lesen.

Warum Microsoft die Änderung überhaupt vorgenommen hat

Nichts davon geschieht aus böser Absicht. OpenAI entwickelt neue Modelle schneller, als Microsoft sie jeweils innerhalb von Azure nachbauen und zertifizieren kann, und ein Teil der Anfragen direkt über OpenAIs eigene Infrastruktur laufen zu lassen, ist für Microsoft der Weg, Copilot auf dem neuesten Stand statt mehrere Monate im Rückstand zu halten. Für Microsoft ist ein vertraglich gut geregelter zusätzlicher Subprozessor ein vernünftiger Tausch, um aktuell zu bleiben. Der Teil, der bei Ihnen landet, nicht bei Microsoft, ist, dass dieser Tausch Ihren Datenfluss verändert, und dass die Standardeinstellung auf "aktiv" statt auf "aus" gesetzt wurde.

Dieses Muster ist nicht neu, und es wird nicht das letzte Mal sein. Anthropic wurde unter demselben Menüpunkt im Admin-Center als eigener Subprozessor für bestimmte Copilot-Funktionen hinzugefügt, und weitere Anbieter werden vermutlich folgen, während sich der Markt für die zugrunde liegenden KI-Modelle weiter bewegt. Ein Unternehmen, das diese Einstellung einmal prüft und dann abhakt, steht beim nächsten neuen Anbieter wieder vor derselben Situation, sofern die Prüfung nicht zu einem wiederkehrenden Punkt wird statt zu einer einmaligen Korrektur.

Der DSGVO-Blick: Die Pflicht liegt bei Ihnen, nicht bei Microsoft

Artikel 28 DSGVO macht den Verantwortlichen, also Ihr Unternehmen, dafür verantwortlich, zu wissen, wer personenbezogene Daten in seinem Auftrag verarbeitet und auf welcher Rechtsgrundlage, auch wenn ein Subprozessor vom Anbieter hinzugefügt wird und nicht direkt von Ihnen ausgewählt wurde. Eine deutsche Datenschutzaufsichtsbehörde akzeptiert "Microsoft hat eine Einstellung geändert, ohne uns zu informieren" nicht als Antwort auf die Frage, warum Daten die EU verlassen haben. Die Pflicht, zu wissen und zu dokumentieren, wer personenbezogene Daten berührt, liegt bei dem Unternehmen, das sie erhebt, in diesem Fall also bei dem Betreiber des Microsoft-365-Tenants, nicht bei Microsoft und nicht bei OpenAI.

In der Praxis heißt das: Die Fünf-Minuten-Prüfung weiter unten ist keine optionale Fleißarbeit. Wenn Ihr Unternehmen personenbezogene Daten über Copilot verarbeitet, Kundennamen in einer zusammengefassten E-Mail-Kette, Personalnotizen in einem Teams-Recap, Kundendetails in einem entworfenen Angebot, gehört diese Einstellung jetzt zu dem, was Ihr Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten korrekt widerspiegeln muss.

Azure OpenAI im Vergleich zum OpenAI-Subprozessor-Weg

So prüfen Sie in fünf Minuten, was Ihr Tenant tut

Das dauert etwa fünf Minuten und braucht keinen Spezialisten, sollte aber Teil einer richtigen Überprüfung sein, nicht nur ein einmaliger Klick.

• Melden Sie sich im Microsoft-365-Admin-Center an, mit einem Konto mit globaler Administratorrolle.
• Gehen Sie zu Copilot > Einstellungen > Alle anzeigen, und öffnen Sie "KI-Anbieter, die als Microsoft-Subprozessoren fungieren".
• Prüfen Sie, ob OpenAI für alle Benutzer, bestimmte Gruppen oder keine Benutzer freigegeben ist. Hat niemand diese Einstellung angefasst, steht sie sehr wahrscheinlich standardmäßig auf allen Benutzern.
• Treffen Sie eine bewusste Entscheidung, nicht eine geerbte. "Keine Benutzer" schaltet den direkten OpenAI-Weg ab; Microsoft weist darauf hin, dass dadurch einige neuere Copilot-Funktionen entfallen können, was ein echter Kompromiss ist, den man abwägen sollte, kein Grund, die Entscheidung zu überspringen.
• Halten Sie fest, was Sie entschieden haben und warum. Fragt irgendwann ein Kunde oder Prüfer, wohin seine Daten gegangen sind, ist "wir haben es an diesem Datum geprüft und auf X gesetzt" eine ganz andere Antwort als Schweigen.

Sollten Sie die Einstellung tatsächlich abschalten?

Nicht automatisch. Für ein Unternehmen ohne regulierte Daten, ohne Kundenverträge mit festgelegtem Verarbeitungsort und mit Mitarbeitern, die Copilot vor allem zum Entwerfen von E-Mails und Zusammenfassen von Besprechungen nutzen, ist das praktische Risiko tatsächlich gering, und das Abschalten könnte lediglich bedeuten, auf neuere Modellfähigkeiten ohne echten Vorteil zu verzichten. Die Rechnung ändert sich schnell bei einem Unternehmen mit Gesundheitsdaten, juristischen Fallakten, Finanzdaten mit gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder jedem Vertrag, der einen Verarbeitungsort festlegt. In diesen Fällen gehört die Entscheidung zu dem, wer für Ihre DSGVO-Konformität verantwortlich ist, dokumentiert, nicht dem Standard überlassen.

Genau diese Art von Frage soll unsere Microsoft-365-Sicherheitsbewertung aufdecken, weil Microsoft Änderungen wie diese über Hinweise im Admin-Center verteilt, die die meisten Unternehmen nie rechtzeitig lesen. Eine Governance-Überprüfung stellt hinter jede solche Einstellung eine dokumentierte Antwort, damit auch die nächste Microsoft-Änderung nicht wochenlang unbemerkt bleibt. Und wo ein Unternehmen Copilot oder ein anderes KI-Werkzeug wirklich produktiv einsetzen will, nicht nur ausprobiert, deckt unsere KI-Beratung genau diese Art von Subprozessor- und Datenfluss-Entscheidung vor der Einführung ab, nicht erst, nachdem ein Kunde eine unangenehme Frage gestellt hat.

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