Microsoft Copilot für KMU: Copilot Chat, Copilot Business oder Copilot Studio?

„Copilot" ist eine Marke für mindestens vier Produkte, und die Preisseiten machen den Unterschied nicht deutlich. Wer als Geschäftsführer fragt, ob Copilot gekauft werden soll, fragt in Wahrheit: welcher Copilot, für wen, und reicht die kostenlose Variante? Dieser Beitrag ist der Vergleich: was jede Variante leistet, was sie kostet, was sie von Ihrem Tenant verlangt und eine Empfehlung nach Teamgröße. Ob sich die bezahlte Variante überhaupt rechnet, einschließlich der Bundle-Ausgaben von Business Standard und Premium, die Microsoft im Juli 2026 eingeführt hat, behandelt unser Begleitartikel Lohnt sich das Copilot-Bundle?; dieser Artikel bleibt bei der Frage nach der richtigen Variante.

Die vier Copilot-Varianten im Vergleich

Die Preise sind Microsofts Listenpreise im Business-Segment; Jahresbindung und Reseller-Konditionen verschieben sie. Microsofts Dokumentation zur Copilot-Lizenzierung und die Abrechnungsseite zu Copilot Studio sind die Quellen, die Sie vor der Budgetplanung prüfen sollten.

Copilot Chat: die Variante, die Sie schon haben

Copilot Chat ist die kostenlose Stufe und die, die die meisten kleinen Unternehmen zuerst einschalten sollten. Es ist eine Chat-Oberfläche zu einem aktuellen Sprachmodell mit Enterprise Data Protection: Eingaben werden nicht zum Training verwendet und bleiben innerhalb von Microsofts Compliance-Grenze. Es kann eine E-Mail entwerfen, einen Absatz umformulieren, eingefügten Text zusammenfassen und im Web suchen. Was es nicht kann: in Ihr Postfach, Ihren Kalender oder Ihr SharePoint schauen, weil es nicht mit Ihrem Tenant verbunden ist.

Diese Einschränkung ist zugleich der Schutz. Weil Copilot Chat keine Tenant-Daten anfasst, legt es keine zu breit freigegebenen Dateien offen, und genau das ist der größte Vorbereitungsaufwand der bezahlten Stufen. Für Mitarbeitende, die überwiegend schreiben und recherchieren, deckt es den Großteil des Nutzens ohne Lizenzkosten ab. Was sich am zugrunde liegenden Modell geändert hat, lesen Sie in unserer Analyse zu GPT-5.2 in Microsoft 365 Copilot.

Microsoft 365 Copilot Business: die Variante, die Ihre Daten liest

Microsoft 365 Copilot Business, seit dem 1. Dezember 2025 für Organisationen mit bis zu 300 Benutzern verfügbar, ist die bezahlte Stufe für die Pläne Business Basic, Standard und Premium. Bei 18,20 € pro Benutzer und Monat kosten 20 Benutzer 364 € zusätzlich im Monat. Dafür zieht Copilot in die Apps ein und arbeitet auf Ihren eigenen Inhalten: In Outlook fasst es lange Threads zusammen und entwirft Antworten aus dem Kontext, in Teams erstellt es Meeting-Zusammenfassungen und Aktionslisten und beantwortet Fragen zu verpassten Besprechungen, in Word und PowerPoint entwirft es aus einem Prompt, in Excel analysiert es Daten ohne Formeln.

Messbar nützlich für kleine Unternehmen ist die Zusammenfassung von Meetings und E-Mails. Wenn Ihr Team häufig Kundengespräche, interne Standups oder Beiratssitzungen abhält, zeigt sich die Zeitersparnis bei Protokollen und Follow-ups innerhalb weniger Wochen. Das Erstellen von Dokumenten beschleunigt den Erstentwurf, ersetzt aber keinen Autor und braucht weiterhin Bearbeitung.

Seit Juli 2026 gibt es Business Standard und Premium auch in einer Bundle-Ausgabe, die Copilot direkt in die Basislizenz einrechnet, statt es einzeln hinzuzufügen. Bevor Sie für einen der beiden Wege budgetieren, prüfen Sie, ob Copilot in Ihrem Tenant nicht bereits läuft: Berechtigte Tenants erhalten inzwischen einen standardmäßig aktivierten 30-Tage-Test, ganz ohne Kauf oder Admin-Freigabe.

Microsoft 365 Copilot als Enterprise-Add-on: meist die falsche Wahl für Sie

Das Enterprise-Add-on ist die ursprüngliche Copilot-Lizenz für rund 30 $ pro Benutzer und Monat. Funktional ist es dasselbe Produkt wie Copilot Business. Der Unterschied liegt im Basisplan, an den es andockt: E3, E5 und die übrigen Enterprise-Suiten, ohne die Grenze von 300 Plätzen. Wer auf Business-Plänen ist, hat keinen Grund, den Enterprise-Preis zu zahlen. Wer über 300 Benutzer hat oder ohnehin Enterprise-Lizenzen nutzt, hat nur diese Option, und dann gehört das Lizenzgespräch eher zur E7 Frontier Suite als zu einem Add-on pro Benutzer.

Copilot Studio: Agenten, abgerechnet pro Nachricht

Copilot Studio ist ein Produkt anderer Art. Es ist das Low-Code-Werkzeug für Agenten, die selbstständig arbeiten: einen Posteingang beobachten und Lieferantendokumente ablegen, eine SharePoint-Bibliothek auf auslaufende Verträge überwachen, Mitarbeiterfragen aus einer internen Wissensbasis beantworten. Lizenziert wird nach Verbrauch statt pro Platz: Microsoft listet ein Paket mit 25.000 Nachrichten für 200 $ im Monat pro Tenant, alternativ eine nutzungsbasierte Abrechnung, und wer eine Microsoft-365-Copilot-Lizenz hat, kann Agenten innerhalb von Copilot ohne separate Studio-Lizenz bauen und nutzen.

Für ein kleines Unternehmen ist Copilot Studio ein Projekt, keine Lizenzentscheidung. Es braucht eine Power-Platform-Umgebung, eine verantwortliche Person für die Konnektoren, die der Agent erhält, und einen klar definierten Prozess, der automatisiert werden soll. Wie solche Agenten in der Praxis aussehen, zeigen wir in unserem Beitrag zu autonomen Copilot-Studio-Agenten, und wir bauen sie im Rahmen unserer KI-Lösungen für Unternehmen.

Welcher Copilot für welches Team

Copilot Business ist am kosteneffizientesten, wenn es den Benutzern zugewiesen wird, die es tatsächlich nutzen, nicht standardmäßig im gesamten Unternehmen verteilt. Die meisten Unternehmen, die es ohne strukturiertes Adoptionsprogramm einführen, sehen nach dem ersten Monat die Hälfte der Lizenzen ungenutzt. Eine Lizenzprüfung nach 60 Tagen, bei der Plätze von Nichtnutzern zu Personen wandern, die danach gefragt haben, behebt das in der Regel.

Was jede bezahlte Stufe zuerst von Ihrem Tenant verlangt

Copilot Business und das Enterprise-Add-on beantworten Fragen, indem sie Ihre Microsoft-365-Umgebung durchsuchen: SharePoint, OneDrive, Teams, Outlook. Wenn ein Benutzer nach der Preisstrategie des Unternehmens fragt und dieses Dokument mit breiten internen Berechtigungen in SharePoint liegt, zeigt Copilot es, jedem, der fragt. Das ist kein Copilot-Fehler. Copilot gibt nur Daten zurück, auf die der Benutzer bereits Zugriff hat. Das Problem ist, dass die meisten Tenants nicht für reibungslose Suche konfiguriert wurden: aus Bequemlichkeit breit freigegebene Dateien, Sites mit offenen Standardberechtigungen, sensible Dokumente in Teams-Kanälen mit zu vielen Mitgliedern.

Die Mindestvorbereitung vor der Zuweisung bezahlter Lizenzen ist eine Berechtigungsprüfung: überberechtigte Inhalte identifizieren, Vertraulichkeitsbezeichnungen auf vertrauliche Daten anwenden, externe Freigabeeinstellungen prüfen und sicherstellen, dass MFA und Conditional Access erzwungen sind. Unsere Governance-Services umfassen genau diese Prüfung vor der Copilot-Einführung, und unsere Microsoft 365 Sicherheitsanalyse enthält einen Copilot-Readiness-Check zu MFA-Abdeckung, Legacy-Authentifizierung, externen Freigaben und Datenklassifizierung. Für Unternehmen, die bereits Managed Microsoft 365 nutzen, ist diese Basis typischerweise vorhanden.

Ein weiterer Punkt gehört für deutsche Unternehmen auf die Checkliste: Microsoft hat OpenAI still als Copilot-Subprozessor aktiviert, wodurch manche Prompt-Daten die EU verlassen können, sofern niemand die Einstellung geprüft hat.

Kurz beantwortet

Ist Copilot Chat wirklich kostenlos?

Ja. Es ist in Microsoft-365-Business- und Enterprise-Lizenzen enthalten und braucht kein Add-on. Der Preis dafür: Es ist nicht mit Ihrem Tenant verbunden und kann daher weder Ihre Meetings zusammenfassen noch Ihre Dateien durchsuchen.

Was unterscheidet Copilot Business vom 30-$-Add-on?

Das Produkt ist dasselbe. Copilot Business dockt für 18,20 € pro Benutzer an Business Basic, Standard oder Premium an und ist bei 300 Benutzern gedeckelt; das Add-on dockt für rund 30 $ an E3 oder E5 an, ohne Obergrenze.

Brauchen wir Copilot Studio, um Copilot zu nutzen?

Nein. Copilot Studio dient nur dem Bau eigener Agenten. Wer eine Microsoft-365-Copilot-Lizenz hat, kann einfache Agenten bereits innerhalb von Copilot anlegen; Studio und seine Abrechnung pro Nachricht kommen ins Spiel, wenn ein Agent eigene Konnektoren braucht oder unbeaufsichtigt läuft.

Können wir Stufen in einem Tenant mischen?

Ja, und das sollten Sie. Copilot Chat ist für alle aktiv, Copilot Business wird pro Benutzer zugewiesen, und Copilot Studio wird pro Tenant nach Nachrichtenvolumen lizenziert. Nichts erzwingt eine Alles-oder-nichts-Einführung.