M365 Preiserhöhungen: Was Unternehmen jetzt wissen müssen

Microsoft hat die Preise für kommerzielle Microsoft 365-Tarife seit 2022 mehrfach erhöht – und eine Umkehr dieses Trends ist nicht in Sicht. Für kleine Unternehmen mit eng kalkulierten Budgets sind Lizenzkosten, die sich bei der Verlängerung still und leise erhöhen, ein reales Problem – insbesondere seit das New Commerce Experience (NCE)-Modell die Regeln dafür geändert hat, wie und wann Abonnements angepasst werden können.

Dieser Beitrag erklärt, was sich geändert hat, was es kostet, wenn man nicht aufpasst, und welche konkreten Schritte Sie unternehmen können, um Ihre Microsoft 365-Ausgaben zu senken, ohne die Tools abzustufen, auf die Ihr Team angewiesen ist. Unser Cloud FinOps Service deckt die Lizenzoptimierung als Teil einer umfassenderen Kostenprüfung ab.

Was sich bei der Microsoft 365-Preisgestaltung tatsächlich geändert hat

Microsoft hat 2022 alle kommerziellen Kunden auf die New Commerce Experience umgestellt. Im Rahmen von NCE wählen Sie zwischen zwei Verpflichtungstypen:

• Jahresverpflichtung, monatliche Zahlung: Festpreis für 12 Monate, monatlich abgerechnet. Die Anzahl der Lizenzen kann während der Laufzeit ohne Vertragsstrafe nicht reduziert werden.
• Jahresverpflichtung, jährliche Zahlung: Etwas niedrigerer Preis pro Lizenz im Austausch für eine Vorauszahlung für das gesamte Jahr.
• Monatliche Verpflichtung (ohne Jahresvertrag): Volle Flexibilität beim monatlichen Hinzufügen oder Entfernen von Lizenzen, jedoch zu einem Aufschlag von 20 % gegenüber dem Jahrespreis.

Der 20-prozentige Aufschlag auf monatliche Abonnements war die gravierendste strukturelle Änderung. Vor NCE waren monatliche und jährliche Abrechnung zum gleichen Preis pro Lizenz möglich. Jetzt kostet Flexibilität Geld – und viele Unternehmen, die bei monatlichen Abonnements geblieben sind, zahlen erheblich mehr als nötig.

EUR-Preise und Währungsanpassungen

Microsoft hat 2023 und 2024 eine globale Preisangleichung durchgeführt und die EUR-, GBP- und andere Währungspreise an USD-Bewegungen angepasst. Für DACH-Kunden – ob über Partner oder direkt kaufend – führte das zu Preiserhöhungen von 9–15 % bei den meisten SKUs, unabhängig von Produktänderungen. Diese Anpassungen gelten bei der Verlängerung, nicht während der laufenden Vertragslaufzeit.

In der Praxis bedeutet das: Ein 20-Nutzer-Tenant mit Microsoft 365 Business Premium, der Anfang 2023 noch 420 € pro Monat zahlte, zahlt bei der Verlängerung möglicherweise 490–520 € pro Monat für identische Lizenzen. Das sind 840–1.200 € extra pro Jahr – ohne jede Änderung an dem, was Sie erhalten.

Wo die echten Einsparungen stecken

Preiserhöhungen sind schmerzhaft, aber das größere Problem für die meisten Unternehmen ist Lizenzverschwendung. In typischen Microsoft 365-Umgebungen werden 20–30 % der Lizenzen von Mitarbeitern beansprucht, die das Unternehmen längst verlassen haben, die Aufgaben gewechselt haben oder deren tatsächliche Anforderungen nicht der zugewiesenen Lizenzstufe entsprechen.

Schritt 1: Lizenznutzung prüfen

Gehen Sie im Microsoft 365 Admin Center zu Berichte → Verwendung. Der Bericht „Aktive Benutzer" zeigt Ihnen produktweise, welche Konten in den letzten 30 oder 90 Tagen keine Aktivität hatten. Ein Konto ohne Teams-Aktivität, ohne SharePoint-Zugriff und ohne E-Mail-Lesevorgänge über 90 Tage ist entweder ein ausgeschiedener Mitarbeiter, ein Automatisierungskonto oder jemand, der einen anderen Lizenztyp benötigt.

Schritt 2: Lizenzen dem tatsächlichen Bedarf anpassen

Nicht jeder Mitarbeiter benötigt dieselbe Lizenzstufe. Ein hilfreicher Rahmen:

Preise sind Näherungswerte und variieren je nach Region und Partnervertrag. Jahresverpflichtungspreise angewendet.

Schritt 3: Monatliche in Jahresverträge umwandeln, wo sinnvoll

Für jeden Mitarbeiter mit unbefristetem Arbeitsvertrag spart die Umstellung von monatlicher auf jährliche Abrechnung sofort 20 %. Nur bei Freiberuflern, Saisonkräften oder Stellen mit hoher Fluktuation ergibt ein monatlicher Plan Sinn. Überlegen Sie, wie viele Ihrer monatlichen Lizenzen für tatsächlich variable Köpfe sind – für die meisten Unternehmen ist das ein kleiner Bruchteil.

Schritt 4: Drittanbieter-Tools konsolidieren, die bereits im Preis enthalten sind

Microsoft 365 Business Premium enthält Funktionen, für die viele Unternehmen separat zahlen, ohne zu bemerken, dass sie redundant sind. Häufige Überschneidungen:

• Endpunktsicherheit über einen Drittanbieter – ersetzt durch Microsoft Defender for Business (in Business Premium enthalten)
• Passwort-Manager-Abonnement – Microsoft Authenticator enthält Passwortverwaltung
• Videokonferenz-Tool – Teams deckt alle Videokonferenzfunktionen ab
• Intranet oder internes Wiki – SharePoint übernimmt dies ohne zusätzliche Kosten

Verlängerungszeitpunkt: warum frühe Planung entscheidend ist

Im Rahmen von NCE ist Ihr jährliches Verlängerungsdatum fest. Lizenzänderungen – Hinzufügen, Entfernen oder Stufenwechsel – treten erst zur nächsten Verlängerung in Kraft, es sei denn, Sie fügen Lizenzen innerhalb der Laufzeit hinzu (was möglich ist). Das bedeutet: Lizenzänderungen gehören 30–60 Tage vor der Verlängerung geplant, nicht in der Woche davor.

Wenn Sie als DACH-Kunde über einen Microsoft Cloud Solution Provider (CSP)-Partner kaufen, hat Ihr Partner Einblick in Ihr Verlängerungsdatum und kann vor der Verlängerung ein Lizenzaudit einleiten. Das ist es wert, explizit anzufragen – es wird nicht immer proaktiv angeboten.

Für größere Umgebungen (ab 50 Nutzer) bietet Microsoft das Azure Cost Management + Billing-Portal, das zusammen mit den Nutzungsberichten im M365 Admin Center eine konsolidierte Sicht auf Lizenzausgaben versus tatsächliche Nutzung im gesamten Tenant liefert.